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規范交易檔案 實現統一管理

發布時間:2020-03-04
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為進一步規范我縣公共資源交易項目的檔案管理工作,確保政府采購、工程招投標項目資料的規范性、安全性和完整性,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國政府采購法》等有關規定,近日,我局公共資源交易中心(以下簡稱中心)就檔案管理工作進行了自查、整理歸檔、送檔。

一是學習到位,提認識。中心積極加強對《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國政府采購法》等法律法規的學習,提高了對資料歸檔、送檔工作的重要性和必要性認識;同時,中心還邀請縣檔案館專業人員對中心的檔案工作進行指導,對工作人員“面對面”“手把手”的進行培訓,確保了清理歸檔工作的有序開展。

二是制度到位,有保障。中心制定完善了檔案管理規章制度,對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用、移交及銷毀等作出了明確規定;結合具體的政府采購方式、工程招投標方式,擬定了檔案資料存檔模板,統一歸檔內容,做到了歸檔有范圍、立卷有標準、保存有制度、移交有記錄、查閱有程序。

三是管理到位,強落實。中心確定一名檔案管理員,負責及時做好檔案的檢查、分類、歸檔、編號、移交等檔案管理工作,避免項目資料被偽造、修改及損壞。

    四是整理到位,促規范。中心在做好日常交易工作的同時,從2019年開始對項目檔案進行全面清理自查,按照縣檔案館要求對每個項目的檔案進行規范整理;同時還實行了重要資料“雙保險”的創新保存方式:將開標監控錄像進行“視頻+光盤”的保存模式,將每個項目的開標監控錄像在電腦中儲存電子檔,同時還刻錄了光盤交檔案館存放于防磁柜中進行保管,確保了監控視頻的長久保存。目前移交檔案館的政府采購項目共計162個,工程招投標項目共計91個。

通過此次自查清理歸檔,促進了我縣公共資源交易中心檔案管理工作的規范化、標準化,實現了檔案內容規范統一、材料齊全完整、文件排列有序、調閱方便高效、痕跡化管理到位。今后我中心將繼續做好交易檔案的規范化管理工作,持之以恒,常抓不懈,讓“小檔案”在關鍵時刻發揮“大作用”。

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